De archieven vervullen een cruciale maar vaak miskende rol in het ziekenhuis. Hun efficiënt beheer staat niet enkel garant voor een vlotte administratie, maar ook voor de zorgkwaliteit.
De archieven, wat zijn dat?
De archieven van het ziekenhuis bestaan uit 2 complementaire entiteiten:
- medische archieven (hospitalisatie en ambulante zorg);
- administratieve archieven (opnameformulieren, diverse vormen van overeenkomsten voor patiënten). Hun efficiënt beheer zorgt voor een vlotte werking van de medische afdelingen.
Enkele cijfers
Ons archiefteam telt 8 personen, verspreid over 3 campussen, die instaan voor de verwerking van alle documenten van het ziekenhuis. Enkele cijfers illustreren het belang van hun werk: elke maand worden ongeveer 68.800 pagina’s gescand, wat neerkomt op ruim 40.700 patiënten.
Wat wordt er in de archieven gescand?
Elk medisch document dat niet automatisch in onze database wordt opgenomen, evenals niet medische documenten die cruciaal zijn voor de werking van het ziekenhuis: opnameformulieren, maaltijdkeuze, goedkeuringen of weigeringen van overeenkomsten door ziekenfondsen, klachten, interne tevredenheidsenquêtes, farmaceutische attesten en nog veel meer.
De taak van de archieven beperkt zich echter niet tot de digitalisering. De dienst werkt ook nauw samen met de Medische directie en andere ondersteunende diensten om ervoor te zorgen dat medische dossiers en verslagen binnen de wettelijke termijnen naar externe artsen en patiënten worden gestuurd. Zo worden jaarlijks om en bij de 1000 aanvragen behandeld.
Waarom archieven bewaren in 2024?
In onze instelling is een efficiënt beheer van de ziekenhuisarchieven onontbeerlijk voor de administratie, bevorderlijk voor de zorgkwaliteit en essentieel voor het behoud van informatie voor onze instelling en onze patiënten.
Dank aan de medewerkers van de archieven van de Iris Ziekenhuizen Zuid voor hun kostbare werk.