À l'hôpital, les archives jouent un rôle crucial mais souvent méconnu. Leur gestion efficace garantit non seulement le bon fonctionnement administratif, mais aussi la qualité des soins.
Les archives, c’est quoi ?
Les archives hospitalières sont riches de 2 entités complémentaires :
- les archives médicales (hospitalisation et ambulatoire) ;
- les archives administratives (formulaires d’admissions, divers types de convention pour les patients). Leur gestion efficace permet d’assurer le bon fonctionnement des départements médicaux.
Quelques chiffres
Notre équipe d'archives se compose de 8 personnes réparties sur 3 sites, assurant le traitement de l'ensemble des documents de l'hôpital. Quelques chiffres illustrent l’importance de leur travail : chaque mois, environ 68 800 pages sont scannées, couvrant plus de 40 700 patients.
Qu'est-ce qui est scanné aux archives ?
Tout document médical non automatiquement intégré dans notre base de données, ainsi que des documents non médicaux cruciaux pour le fonctionnement de l'hôpital : formulaires d’admissions, choix de repas, accords ou refus de conventions via les mutuelles, plaintes, enquêtes de satisfaction internes, attestations pharmaceutiques, et bien plus encore.
Cependant, les archives ne se limitent pas à la numérisation. Elles collaborent étroitement avec la direction médicale et d'autres services supports pour assurer, dans les délais légaux, la transmission des dossiers et rapports médicaux aux praticiens extérieurs et aux patients, traitant ainsi près de 1 000 demandes annuelles.
Pourquoi conserver des archives en 2024 ?
Pour notre institution, une gestion efficace des archives hospitalières est indispensable à l'administration, améliore la qualité des soins, et assure la préservation de l'information pour l'institution et pour nos patients.
Merci au personnel des archives des Hôpitaux Iris Sud pour leur précieux travail.